In de eerste jaren als zzp-er doet bijna iedereen de boekhouding zelf. Het aantal facturen is overzichtelijk, de btw-aangifte is een avondje werk en een online boekhoudpakket helpt een eind op weg. Naarmate het bedrijf groeit, verandert dat beeld. Op enig moment kost de administratie meer dan zij oplevert.
Signalen dat de administratie te veel tijd kost
Het omslagpunt verschilt per ondernemer, maar een aantal signalen komt vaak terug. Herkent u er meerdere, dan is het tijd om uitbesteden serieus te overwegen.
- de btw-aangifte schuift steeds op tot vlak voor de deadline
- bonnetjes en facturen liggen weken onverwerkt in een map of mailbox
- u weet aan het eind van het kwartaal niet precies hoeveel er openstaat
- de aangifte inkomstenbelasting kost elk jaar meer uren en meer twijfel
- u laat aftrekposten liggen omdat u niet zeker weet of ze mogen
Vooral dat laatste punt wordt vaak onderschat. Een ondernemer die zelf de aangifte doet, mist gemakkelijk regelingen zoals de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek of past de zelfstandigenaftrek niet goed toe.
Uw uurtarief als rekensom
Een eenvoudige manier om de afweging te maken, is uw eigen uurtarief als uitgangspunt te nemen. Stel dat de administratie u gemiddeld vier uur per maand kost, plus een paar dagen per jaar voor de aangifte. Die uren had u ook declarabel kunnen maken bij een opdrachtgever.
Zet daar de kosten van een boekhouder tegenover. Valt de rekensom ongeveer gelijk uit, dan wint uitbesteden meestal toch, omdat u minder risico loopt op fouten en naheffingen. Bovendien levert een ervaren boekhouder vaak advies op dat zich terugbetaalt, bijvoorbeeld over de keuze tussen eenmanszaak en bv.
Wat u zelf blijft doen en wat u overdraagt
Uitbesteden betekent niet dat u er niets meer mee te maken heeft. De meeste ondernemers blijven zelf hun facturen maken en bonnen aanleveren, vaak via een app of een gekoppeld pakket. Het verwerken, controleren en aangeven ligt dan bij de boekhouder.
- zelf: facturen versturen, bonnen fotograferen of doorsturen, vragen tijdig beantwoorden
- boekhouder: boekingen controleren, btw-aangifte, jaarrekening en aangifte inkomstenbelasting
- samen: vooruitkijken naar investeringen, reserveringen en de juiste rechtsvorm
Een boekhouder kiezen die bij uw fase past
Let bij de keuze op ervaring met zzp-ers en kleine mkb-bedrijven, op bereikbaarheid en op de manier van samenwerken. Sommige kantoren werken volledig digitaal, andere hebben liever ook af en toe persoonlijk contact. Vraag ook hoe het kantoor omgaat met vragen tussendoor, want juist daar zit vaak de meerwaarde.
Kroess & Visser is een boekhouder en administratiekantoor in Rijswijk dat zich richt op zzp-ers en mkb-bedrijven en ook werkt voor ondernemers in Den Haag en Amsterdam. Met een kantoor als kroessvisser.nl bespreekt u vooraf welke onderdelen u overdraagt, zodat de ondersteuning past bij de omvang van uw bedrijf.
Het overstapmoment slim kiezen
Een logisch moment om over te stappen is het begin van een nieuw boekjaar of kwartaal. Dan hoeft er niet midden in een periode te worden overgedragen. Zorg dat de administratie tot dat moment op orde is en dat u een overzicht heeft van openstaande posten, abonnementen en vaste lasten.
Groeien als zzp-er vraagt keuzes over waar uw tijd naartoe gaat. De administratie uitbesteden is geen luxe, maar een rekensom. Maakt u die eerlijk, dan ziet u snel of het moment gekomen is.
